Die 4conform ENTERPRISE ist mehr, als nur eine Dokumentationssoftware. Der große Vorteil liegt in der einfachen Handhabung von täglichen Prozessaktivitäten wie die Behandlung von Betroffenenanfragen, das Melden von Datenpannen und die Auditierung von Datenschutz-Projekten.
Ist die Dokumentation der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten erst einmal abgeschlossen, greifen alle weiteren Module vollautomatisch auf die eingegebenen Daten zurück.
Auf Knopfdruck werden alle Verarbeitungstätigkeiten eines Betroffenen angezeigt. Im zweiten Schritt können an alle betroffenen Abteilungen Aufgaben verteilt werden, um die erhobenen Daten zu eruieren und für die Beantwortung der Anfrage können Vorlagen aus dem System genutzt werden. So wird sichergestellt, dass Betroffenenanfragen mit minimalem Zeitaufwand so schnell wie möglich beantwortet werden.
Im Dashboard werden jedem User seine offenen Aufgaben auf einen Blick angezeigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, externen Personen (z.B. Rechtsanwälten, Beratern) persönliche Zugänge mit individuellen Rechten zu vergeben.
Durch die step-by-step-Anleitung erstellen Sie blitzschnell Ihr eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und können sicher sein, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen damit abbilden. Zudem können zwischen Verarbeitungstätigkeiten im eigenen Verantwortungsbereich und als Auftragsverarbeiter unterschieden werden. Die Software unterstützt bei der Befüllung der Verzeichnisses durch vordefinierte Zwecke, Aufbewahrungsfristen, Übermittlungsempfänger etc.
Das System erleichtert die Dokumentation von Datenvorfällen und die Meldungen an die Datenschutzbehörde bzw. betroffenen Personen. Durch die automatische Befüllung der Vorlagen kann sichergestellt werden, dass die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden über die Risiken für die Recht und Freiheiten der betroffenen Personen informiert wird.
Durch dieses Modul wird die Kontrolle und Überprüfung von aktuellen Datenschutzmaßnahmen erleichtert.
Die Software ermöglicht eine Risikobewertung für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten hinsichtlich der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Insbesondere wird eine entsprechende Berichtsvorlage mit allen gesetzlichen Anforderungen zur Verfügung gestellt, um die Datenschutzbehörde bei kritischen Verarbeitungstätigkeiten konsultieren zu können.
Dieses Modul unterstützt einen vollautomatischen Export von Informationspflichten für unterschiedliche Betroffenengruppen auf Grundlage von geprüften Vorlagen.
Durch einen bewährten Fragebogen werden alle Systeme und Applikationen auf Sicherheitsrisiken überprüft.
Umfangreiche Vorlagen und Beschreibungen erleichtern die Dokumentation der individuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen.
In Zukunft wird in der 4conform Enterprise auch das Management von Informationssicherheit normenkonform nach ISO/IEC 27001 angeboten. Selbstverständlich sind dabei die vorhandenen Datenschutzfunktionen integriert. Bald wird es gesetzlich gefordert sein, im Risikomanagement die Sicherheitsrisiken des Unternehmens mit den Datenschutzrisiken kombiniert zu betrachten. Deshalb wird es in der Softwarelösung möglich sein, Sicherheitsmaßnahmen nach ISO/IEC 27001 teilautomatisiert ableiten zu können.
Warum lohnt es sich nun, in 4conform ENTERPRISE zu investieren?
Die Betroffenenanfragen häufen sich. Umso schlauer, Zeit und Nerven zu sparen. Nun hat das Durchforsten von Systemen, die auf den Programmen Word und Excel basieren, ein Ende. Ein System auf Kopfdruck ist gefragt. Die schnelle und einfache Abfrage rentiert sich schon ab dem ersten Klick. Große Zeitersparnis für alle, die am neuesten Stand des Datenschutzes und der Informationssicherheit sein wollen. So wird Reporting leicht gemacht. Denn es bleiben nur 72 Stunden Zeit für eine Meldung bei einer Datenpanne.
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