Durch das zweckmäßige Zugriffskonzept können Sie unterschiedliche Rollen und Rechte definieren. Je nach Anforderung haben Sie die Möglichkeit einzelne Datenschutz-Koordinatoren oder auch die gesamte Belegschaft einzubinden. Über den Webzugriff auf das zentrale System fördern Sie Teamarbeit und die Informationsverdichtung. So können neue oder geänderte Verarbeitungstätigkeiten oder Zwecke elektronisch an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden und dieser muss diese dann freigeben.

Durch die step-by-step-Anleitung erstellen Sie blitzschnell Ihr eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und können so sicher sein, dass Sie die Software unterstützt alle gesetzlichen Anforderungen der DSGVO abzubilden. Die 4conform ENTERPRISE hilft Ihnen bei der Befüllung der Verzeichnisse durch vordefinierte Verarbeitungstätigkeiten und Vorlagen zu Datenkategorien, Rechtsgrundlagen, Löschfristen und weiteren. Zudem können Verarbeitungstätigkeiten im eigenen Verantwortungsbereich und als Auftragsverarbeiter unterschieden werden.

Die Software ermöglicht eine DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT (DPIA)/DATENSCHUTZ FOLGENABSCHÄTZUNG für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten hinsichtlich der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Auf Knopfdruck wird eine entsprechende Berichtsvorlage mit allen gesetzlichen Anforderungen zur Verfügung gestellt, um die Datenschutzbehörde bei kritischen Verarbeitungstätigkeiten konsultieren zu können.

Die umfangreiche Vorlagen und Beschreibungen erleichtern Ihnen die Dokumentation der individuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie können aus einer Vielzahl von vordefinierten Maßnahmen auswählen. Zu jeder Maßnahme wird der entsprechende Umsetzungsgrad dokumentiert. So behalten Sie immer einen Überblick welche Maßnahmen noch realisiert werden sollten.

Sie werden anhand von spezifischen Fragen durch die Risikobewertung aller Systeme und Applikationen geführt. Daraus resultiert eine Einschätzung Ihres aktuellen Sicherheitsstandards und Empfehlungen wie Sie diesen in Zukunft erhöhen können.

Im Dashboard werden jedem Benutzer seine offenen Aufgaben auf einen Blick angezeigt.  Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und spart Zeit. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, externen Personen (z.B. Rechtsanwälten, Beratern) persönliche Zugänge mit individuellen Rechten zu vergeben.

Wir arbeiten derzeit an einer umfassenden Auditfunktion, welche die Konformität Ihres Datenschutzmanagement Systems zur DSGVO zukünftig sicherstellt.

Diese Funktion unterstützt einen vollautomatischen Export von Informationspflichten für unterschiedliche Betroffenengruppen auf Grundlage von geprüften Vorlagen.

Das System erleichtert die Dokumentation von Datenvorfällen und die Meldungen an die Datenschutzbehörde bzw. betroffenen Personen. Durch die automatische Befüllung der Vorlagen kann sichergestellt werden, dass die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden im Ernstfall über die Risiken für die Recht und Freiheiten der betroffenen Personen informiert wird.

Alle Anfragen werden zentral gespeichert und die Betroffenen identifiziert. Schon beim ersten Schritt profitieren Sie von Vorlagen, mit denen Sie Antwortschreiben auf Knopfdruck versenden können. Im zweiten Schritt werden die notwendigen Aufgaben an die unterschiedlichen Abteilungen verteilt. Die von der Organisation eruierten Datensätze werden in Folge an die zentrale Stelle zurückgesendet und gebündelt an den Betroffenen gesendet. Für die Beantwortung können wiederum Vorlagen aus dem System genutzt werden. So wird sichergestellt, dass Betroffenenanfragen mit minimalem Zeitaufwand so schnell wie möglich beantwortet werden.